その他
勤怠管理システムの日次提出や月次提出のタイミングを以下の通りまとめます。
日当直・オンコールがある部署とない部署で勤怠締運用の内容が少し異なるので2パターン記載しています。
1-1.日当直・オンコールがない部署
本人
【随時】
・日々、勤怠入力や休暇の申請があれば、日次提出・就労申請を行う。
【定期】
・毎月3日までに本人の前月分の日次提出を行う。
・提出内容が全て最終承認済みであることを確認後、速やかに前月分の月次提出を行う。
・日々、勤怠入力や休暇の申請があれば、日次提出・就労申請を行う。
【定期】
・毎月3日までに本人の前月分の日次提出を行う。
・提出内容が全て最終承認済みであることを確認後、速やかに前月分の月次提出を行う。
上長
【随時】
・日々、部下から申請・提出される日次提出・就労申請の内容を承認する。
【定期】
・毎月3日までに部下から提出された前月分の日次提出・就労申請の承認を全て行う。
・毎月5日までに部下全員から月次提出された前月分の月次承認を行う。
※未提出者には、適宜、提出するよう呼びかける。
・毎月20日までに勤務予定一括入力から予定を入力、若しくは人事課に予定表を提出する。(時差出勤等のシフト勤務がある場合のみ)
・日々、部下から申請・提出される日次提出・就労申請の内容を承認する。
【定期】
・毎月3日までに部下から提出された前月分の日次提出・就労申請の承認を全て行う。
・毎月5日までに部下全員から月次提出された前月分の月次承認を行う。
※未提出者には、適宜、提出するよう呼びかける。
・毎月20日までに勤務予定一括入力から予定を入力、若しくは人事課に予定表を提出する。(時差出勤等のシフト勤務がある場合のみ)
人事課
【随時】
・人事課で承認が必要な就労申請の承認を行う。
【定期】
・毎月10日頃に全部署の勤怠情報を確定させる。
※以後、勤怠情報の修正不可
・毎月20日頃に、翌月予定表を勤怠システムに取り込む。
・人事課で承認が必要な就労申請の承認を行う。
【定期】
・毎月10日頃に全部署の勤怠情報を確定させる。
※以後、勤怠情報の修正不可
・毎月20日頃に、翌月予定表を勤怠システムに取り込む。

日当直・オンコールがない部署の勤怠締運用
1-2.日当直・オンコールがある部署
本人
【随時】
・日々、勤怠入力や休暇の申請があれば、日次提出・就労申請を行う。
【定期】
・毎月3日までに本人の前月分の日次提出を行う。※この時点で月次提出は行わない。
・提出内容が全て最終承認済みであることを確認後、速やかに前月分の月次提出を行う。
・上長から日当直・オンコールの取込完了報告が入り次第、本人の勤怠エラーを確認し、日次提出・月次提出を行う。
・日々、勤怠入力や休暇の申請があれば、日次提出・就労申請を行う。
【定期】
・毎月3日までに本人の前月分の日次提出を行う。※この時点で月次提出は行わない。
・提出内容が全て最終承認済みであることを確認後、速やかに前月分の月次提出を行う。
・上長から日当直・オンコールの取込完了報告が入り次第、本人の勤怠エラーを確認し、日次提出・月次提出を行う。
上長
【随時】
・日々、部下から申請・提出される日次提出・就労申請の内容を承認する。
【定期】
・毎月3日までに部下から提出された前月分の日次提出・就労申請の承認を全て行う。
・毎月3日までに人事課に前月分の日当直・オンコールの実績報告を行い、人事課から取り込み完了連絡が入り次第、部下に本人の勤怠エラーを確認し、日次・月次提出を行うように呼びかける。
・毎月10日頃までに部下全員から月次提出された前月分の月次承認を行う。
※未提出者には、適宜、提出するよう呼びかける。
・毎月20日までに勤務予定一括入力から予定を入力、若しくは人事課に予定表を提出する。(時差出勤等のシフト勤務がある場合のみ)
・日々、部下から申請・提出される日次提出・就労申請の内容を承認する。
【定期】
・毎月3日までに部下から提出された前月分の日次提出・就労申請の承認を全て行う。
・毎月3日までに人事課に前月分の日当直・オンコールの実績報告を行い、人事課から取り込み完了連絡が入り次第、部下に本人の勤怠エラーを確認し、日次・月次提出を行うように呼びかける。
・毎月10日頃までに部下全員から月次提出された前月分の月次承認を行う。
※未提出者には、適宜、提出するよう呼びかける。
・毎月20日までに勤務予定一括入力から予定を入力、若しくは人事課に予定表を提出する。(時差出勤等のシフト勤務がある場合のみ)
人事課
【随時】
・人事課で承認が必要な休暇等の承認を行う。
【定期】
・毎月5日までに日当直・オンコールの実績取込を行い、上長に取り込み完了した旨連絡する。
・毎月10日頃に全部署の勤怠情報を確定させる。
※以後、勤怠情報の修正不可
・毎月20日頃に、翌月予定表を勤怠システムに取り込む。
・人事課で承認が必要な休暇等の承認を行う。
【定期】
・毎月5日までに日当直・オンコールの実績取込を行い、上長に取り込み完了した旨連絡する。
・毎月10日頃に全部署の勤怠情報を確定させる。
※以後、勤怠情報の修正不可
・毎月20日頃に、翌月予定表を勤怠システムに取り込む。

日当直・オンコールがある部署の勤怠締運用
就労管理システム導入後の人事課届出関係の変更点について、以下の通りまとめております。
分類 | 申請種別 | メニュー | 運用 | 備考 |
---|---|---|---|---|
勤怠 | 超過勤務 | 勤務実績入力 | システム運用 | 超過勤務OCR用紙(紙)提出は廃止 |
育児・介護短時間勤務 | 勤務実績入力 | システム運用 | 超過勤務エリアを使用して入力 短時間勤務実績報告書の提出は廃止 |
|
振替休日対応勤務 | 勤務実績入力 | システム運用 | 振替休日の振替日として働いた時間帯を入力 | |
業務外施設内滞在 | 勤務実績入力 | システム運用 | 終業時刻と退勤時刻に1時間以上差異がある場合は、理由を入力 | |
不在情報(私用)(公用) | 勤務実績入力 | システム運用 | 遅刻、早退、外出、出張など、就業時間内に不在だった理由を入力 公共交通機関等の遅延に伴う、遅延証明書の添付は不要 |
|
時差出勤 | 勤務予定入力 | システム運用 +紙運用 |
単発で発生する時差出勤の場合、従来の申請用紙(特殊勤務許可申請書)の提出は廃止 勤務体制に関わる定期的なものや育児・介護休業法に基づくものは、システム入力に加え、従来の申請用紙にて紙運用 |
|
休暇 | 4週6休 | 就労申請 | システム運用 | 4週6休表(紙)の提出は廃止 |
年次有給休暇 | 就労申請 | システム運用 | ||
振替休日 | 就労申請 | システム運用 | ||
休暇 (特別有給 休暇) |
WLB特別休暇 | 就労申請 | システム運用 | |
夏季休暇 | 就労申請 | システム運用 | ||
結婚休暇 | 就労申請 | システム運用 +紙運用 |
システム入力に加え、従来の申請用紙にて紙運用 | |
忌引休暇 | 就労申請 | システム運用 +紙運用 |
システム入力に加え、従来の申請用紙にて紙運用 | |
配偶者出産休暇 | 就労申請 | システム運用 | ||
子の1歳誕生日休暇 | 就労申請 | システム運用 | ||
生理休暇 | 就労申請 | システム運用 | ||
定年退職休暇 | 就労申請 | システム運用 | ||
子の看護休暇 | 就労申請 | システム運用 +紙運用 |
本人申請→上長承認→人事課承認 システム入力に加え、必要書類を添付の上、従来の申請用紙にて紙運用 |
|
介護休暇 | 就労申請 | システム運用 +紙運用 |
本人申請→上長承認→人事課承認 システム入力に加え、必要書類を添付の上、従来の申請用紙にて紙運用 |
|
出生サポート休暇 | 就労申請 | システム運用 +紙運用 |
本人申請→上長承認→人事課承認 システム入力に加え、必要書類を添付の上、従来の申請用紙にて紙運用 |
|
リフレッシュ休暇 | 就労申請 | システム運用 | 本人申請→上長承認→人事課承認 | |
代替休暇(超勤60時間超) | 就労申請 | システム運用 | 本人申請→上長承認→人事課承認 対象者には人事課から別途案内 |
|
公民権行使の休暇 | 就労申請 | システム運用 | 本人申請→上長承認→人事課承認 | |
就業規則第32条第2項による休暇 | 就労申請 | システム運用 +紙運用 |
本人申請→上長承認→人事課承認 システム入力に加え、従来の申請用紙にて紙運用 |
|
打刻 | 出退勤打刻忘れ | 就労申請 | システム運用 | 本人申請→上長承認→人事課承認→人事課にてシステム入力 |
出退勤打刻忘れ (カードの不具合の場合) |
- | - | 従来どおり、人事課窓口にて所定の手続きを行う | |
欠勤 | 私用欠勤 | 就労申請 | システム運用 | |
傷病欠勤(病欠) | - | 紙運用 | 必要書類添付の上、従来の申請用紙にて紙運用 →人事課にてシステム入力 |
|
休職 | 休職 | - | 紙運用 | 必要書類添付の上、従来の申請用紙にて紙運用 →人事課にてシステム入力 |
産前産後休暇 | - | 紙運用 | 必要書類添付の上、従来の申請用紙にて紙運用 →人事課にてシステム入力 |
|
育児休業 | - | 紙運用 | 必要書類添付の上、従来の申請用紙にて紙運用 →人事課にてシステム入力 |
|
介護休業 | - | 紙運用 | 必要書類添付の上、従来の申請用紙にて紙運用 →人事課にてシステム入力 |
|
出張 | 出張命令伺、諸経費請求 | 別途、出張旅費管理システムにて申請(変更なし) |
勤怠入力の優先順位
同一日に就労申請と勤務実績入力を行う場合、【本人】就労申請 → 【上長】承認 → 【本人】日次提出 → 【上長】日次承認 の順に操作を行わないと、承認済みの休暇情報が正しく実績反映されず、エラー表示されるケースがあります。
以下操作手順に従って、必ず、先に休暇等の就労申請が最終確認済みになっていることを確認してから、勤務実績入力で日次提出を行ってください。
<同一日に就労申請と勤務実績入力を行う場合の操作手順>
例:午前中に出張して、午後から休暇を取得する場合
先に、午後休暇の申請を就労申請メニューから行います。

申請した午後休暇が最終承認済みとなったことを確認します。

勤務実績入力メニューの不在情報に午前の出張情報を入力し日次提出します。

日次提出した日の勤務実績が最終承認済みになっていることを確認します。

※1次承認者、2次承認者を設定している部署の場合は、1次承認者のみが承認済みの場合は下記のように表示されます。
例:午前中に出張して、午後から休暇を取得する場合
先に、午後休暇の申請を就労申請メニューから行います。

申請した午後休暇が最終承認済みとなったことを確認します。

勤務実績入力メニューの不在情報に午前の出張情報を入力し日次提出します。

日次提出した日の勤務実績が最終承認済みになっていることを確認します。

※1次承認者、2次承認者を設定している部署の場合は、1次承認者のみが承認済みの場合は下記のように表示されます。

※就労申請を行う前に、勤務実績入力で一時保存した状態のままで就労申請すると、最終承認された休暇実績情報がその日の勤怠情報として正しく反映されずエラー表示となります。
その際は、人事課・人事係で対応が必要ですのでご連絡ください。
お問合せ
学校法人川崎学園 人事部 人事課